A digitalização de fluxos de trabalho hoje é fundamental para garantir a competitividade e agilidade nos processos, redefinindo como as empresas gerenciam seus documentos.
As novas tecnologias digitais acabaram com os processos manuais lentos que antes envolviam grande volume de papel, atrasos, retrabalho e custos com presença física, sem contar o custo de contratar ferramentas de terceiros apenas para executar assinaturas.
A assinatura eletrônica no Google Workspace (eSignature) é um recurso nativo projetado para acelerar expressivamente os fluxos de trabalho.
A ferramenta permite que a gestão de contratos com fornecedores, acordos com clientes e aprovações de partes interessadas ocorra sem precisar sair do ambiente do Google Workspace (Google Docs e Drive).
Isso evita que os colaboradores percam tempo alternando entre diferentes plataformas para concluir uma formalização, entre outros benefícios que veremos a seguir.
Neste artigo, você vai conferir:
- O que é a assinatura eletrônica e como ela funciona
- Visão geral do recurso no Google Workspace
- Como fazer uma assinatura eletrônica (Passo a passo)
- Casos de uso: RH, Compras e Vendas
- Como obter o recurso na sua empresa
O que é assinatura eletrônica e como ela funciona?
A assinatura eletrônica (eSignature) é uma solução indispensável para empresas que buscam modernizar a formalização de documentos com total segurança. Mais do que uma simples rubrica digital, ela oferece uma maneira ágil e eficiente de coletar assinaturas com plena validade jurídica em diversos países.
O recurso foi desenvolvido para atender aos rigorosos requisitos globais de contratos eletrônicos, estando em conformidade com regulamentações importantes como a Lei ESIGN (Estados Unidos) e a eIDAS (União Europeia).
Tecnicamente, a ferramenta utiliza certificados emitidos por autoridades membros da Adobe Approved Trust List (AATL). Na prática, isso significa que cada documento assinado dentro do Google Workspace possui um respaldo técnico de alto nível e é protegido pela infraestrutura de segurança do Google, que cumpre padrões como SOC 2 Tipo II e ISO/IEC 27001.
Assinatura eletrônica no Google Workspace: visão geral do recurso
Fonte: Google
A ferramenta de assinatura eletrônica (eSignature) do Google foi desenvolvida sobre a infraestrutura global segura do Google Workspace. Por isso, o recurso cumpre nativamente normas e padrões rigorosos de proteção de dados, incluindo SOC 2 Tipo II, ISO/IEC 27001 e o GDPR.
Esse padrão proporciona tranquilidade para as empresas que precisam gerenciar dados sensíveis em seus contratos.
Além da segurança, a eSignature centraliza e simplifica todo o ciclo de vida da gestão de documentos: do envio e coleta da assinatura online até o armazenamento automático na nuvem.
A assinatura eletrônica do Workspace foi desenhada para a produtividade. O recurso permite criar e gerenciar modelos de contrato com facilidade. O usuário pode redigir a minuta no Google Docs e utilizá-la como base para iniciar múltiplos pedidos de assinatura rapidamente.
Como resultado, empresas percebem economia de tempo da equipe e a redução de custos com licenças de softwares de terceiros.
Essa integração nativa elimina a fragmentação de ferramentas, permitindo que todas as etapas de formalização sejam concentradas em um único ecossistema.
Entenda como o recurso impulsiona a produtividade:
- Ecossistema integrado: opera nativamente dentro do Google Docs e Google Drive (arquivos PDF), simplificando a rotina sem troca de abas.
- Produtividade: agilidade na criação de modelos reutilizáveis para contratos recorrentes.
- Custo-benefício: reduz ou elimina a necessidade de contratar ferramentas de assinatura dedicadas (disponível em edições selecionadas do Workspace).
- Segurança de dados: infraestrutura em conformidade com SOC 2, ISO 27001 e GDPR.
- Validade jurídica: projetada para cumprir requisitos globais, como a Lei ESIGN (EUA) e regulamentação eIDAS (União Europeia).
Como fazer uma assinatura eletrônica no Google Workspace
Fazer uma assinatura eletrônica no Google Workspace é um processo simples, rápido e integrado. O fluxo funciona tanto para arquivos nativos do Google Docs quanto para arquivos PDF armazenados no Google Drive.
Confira o passo a passo para utilizar o recurso:
- Ative a ferramenta: abra o seu documento e acesse o painel lateral.
- No Google Docs: vá ao menu superior, clique em Ferramentas > Assinatura eletrônica.
- No Google Drive (PDF): abra o PDF, clique no menu (três pontos verticais) e selecione Assinatura eletrônica.
- Prepare o documento: na barra lateral que se abrirá, você pode adicionar e gerenciar os signatários (até 10 pessoas por documento). Em seguida, basta arrastar e soltar os campos necessários diretamente no texto, como: Assinatura, Rubrica (Iniciais), Nome e Data da assinatura.
- Envie o pedido: após configurar os campos, clique no botão “Pedir assinatura eletrônica”. O sistema disparará notificações automáticas para os e-mails informados.
Fonte: Google
- Assinatura do destinatário: o signatário receberá um e-mail com o título “Pedido de assinatura eletrônica para o documento [nome do documento]”. Ele não precisa de uma conta Google paga para assinar; basta clicar no link, preencher os campos solicitados e confirmar.
- Monitore o status: você pode acompanhar o progresso em tempo real pela interface do documento no Drive, verificando se o status está como “pendente” ou se a formalização já foi “finalizada”.
Uma vez concluído, todas as partes recebem automaticamente uma cópia do documento final em PDF no e-mail e ele é salvo na pasta do proprietário no Google Drive.
Casos de uso da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica do Google Workspace é versátil no contexto corporativo, sendo utilizada tanto para aprovações internas quanto para formalizar acordos externos. A ferramenta elimina gargalos burocráticos ao permitir a assinatura de contratos online com fornecedores e clientes em poucos cliques.
Confira as aplicações práticas mais comuns:
- RH e políticas internas: ideal para digitalizar processos de contratação, assinaturas de termos de confidencialidade (NDAs) e aceite de novas políticas da empresa, facilitando a gestão de documentos de funcionários.
- Compras e suprimentos: agiliza o ciclo de aquisição ao firmar contratos com fornecedores. A funcionalidade de reutilização de modelos permite padronizar minutas recorrentes, enquanto a interface mostra claramente o status (ex: “2 pendentes”), evitando atrasos na cadeia de suprimentos.
- Vendas e relacionamento: acelera o fechamento de negócios através da coleta ágil de assinaturas em contratos com clientes. O sistema dispara notificações automáticas, garantindo que o time comercial saiba o momento exato em que a “Assinatura eletrônica foi finalizada” para dar o próximo passo.
Quando a assinatura eletrônica do Google Workspace é a melhor escolha?
O recurso de assinatura digital e eletrônica do Google Workspace é a solução ideal para empresas que precisam de agilidade e flexibilidade. Como os documentos podem ser assinados de qualquer lugar, diretamente por dispositivos móveis, executivos e parceiros não precisam estar presentes fisicamente para manter os fluxos de aprovação ativos.
Além de facilitar a gestão, esta é a melhor opção para quem busca implementação rápida e redução de custos. Por estar integrada ao ecossistema Google, a ferramenta dispensa a contratação de softwares externos de assinatura digital, estando disponível sem custos adicionais para planos qualificados.
Como obter o recurso de assinatura eletrônica na sua empresa?
A assinatura eletrônica (eSignature) é um recurso nativo premium, disponível em edições específicas do Google Workspace. Para ter acesso à ferramenta de formalização de contratos integrada ao Docs e Drive, sua empresa deve estar em um dos seguintes planos:
- Google Workspace Business: Planos Standard e Plus.
- Google Workspace Enterprise.
Contar com o apoio de um parceiro especializado é fundamental para garantir não apenas a escolha do licenciamento correto, mas também que a ferramenta esteja configurada em conformidade com as necessidades de segurança do seu negócio.
Além de ajudar a selecionar o melhor plano, a Geoambiente, Parceira Premier do Google, orienta sobre as melhores práticas para maximizar o aproveitamento do recurso. Conte conosco!
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Formação em Comunicação Social e especialização em Gestão da Experiência do Consumidor. Conta com experiência em planejamento de conteúdo digital, marketing B2B, endomarketing e gestão de canais.
